Fältbesök

I de allra flesta tillsynsärenden är det nödvändigt att tillsynsmyndigheten gör ett fältbesök för att få klarhet i alla betydelsefulla omständigheter.

Det är oftast lämpligt att fältbesöket aviseras i förväg till den berörda ägaren och att du förklarar varför du behöver göra fältbesök. Det bäddar för en god kommunikation framöver med den berörde och eventuella missförstånd kan klaras ut tidigt.

Inför fältbesöket

• Kontakta fastighetsägaren/verksamhetsutövare eller annan berörd vid behov.
• Fundera på vad du vill se i fält och vilka uppgifter som du är intresserad av.
• Ta med aktuell karta,  kamera/telefon för fotografering, telefonnummer till fastighetsägare, tillsynsprotokoll eller anteckningsblock, tjänstelegitimation, meddelat beslut (om det finns), eventuellt iPad och GPS, eventuellt måttband/mätsticka.
• Gör i ordning fältprotokoll.
• Gör en riskbedömning enligt din arbetsplats säkerhetsrutiner och aktuell checklista nedan.

 

Stöd vid tillsyn av natur- och kulturvärden i jordbrukslandskapet (docx)

Checklista fältbesök: Fältprotokoll natur- och kulturvärden i jordbrukslandskapet (docx)

Checklista fältbesök: Tillsyn av biotopskydd (pdf)

Checklista fältbesök: Tillsyn av strandskydd (pdf)

Vid fältbesöket

Börja med att ta kontakt med fastighetsägare eller annan ansvarig om  hen ska vara med. Ställ öppna frågor om vad som hänt och vad ni ser på platsen. Sammanfatta fältbesöket innan avslut. Förklara vad som händer efteråt.

Kontrollera följande beroende på tillsynsområde:

• Har överträdelsen skett inom det skyddade området? Till exempel inom ett strandskyddsområde eller ett naturreservat. Om det är en skada på ett generellt biotopskydd, vad visar på att biotopskyddet uppfyller definitionen?
• Har förbud inom strandskydd eller biotopskydd överskridits? Exempelvis en ny byggnad eller nedhuggna alléträd.
• Har någon föreskrift för naturreservatet överskridits?
• Har villkor i beslutet om dispens eller tillstånd följts?
• Har natur- eller kulturvärden skadats av åtgärden? Exempelvis genom borttagande av landskapselement, uppodling av ängs- eller betesmark eller felaktig gödsling? Ger åtgärden effekter på den gröna infrastrukturen eller på arters livsmiljöer?

Ta bilder (markera gärna på karta varifrån bilden togs och åt vilket håll den är tagen) och GPS punkter. Mät också avstånd med mera och uppskatta storlek på aktuell yta (vid exempelvis avverkning).

Rita skiss på situationsplan, alternativt rita på befintlig karta.

Anteckna preliminär bedömning av överträdelser. Anteckna även eventuella förslag på åtgärder för rättelse.

Efter fältbesöket

• Renskriv fältprotokollet digitalt, för eventuellt in på karta och sammanställ fotobilaga.
• Diarieför fälthandlingarna.
• Tidsredovisa fältbesöket.
• Avsluta riskbedömningen, se checklista för säkerhetsrutin ovan.

Anmälda eller oanmälda fältbesök

Du har rätt att göra oanmälda tillsynsbesök och du har också rätt att få tillträde till fastigheten för att kunna utöva tillsyn. Rätten att gå in i privata bostäder är begränsad, men i övrigt kan en fastighetsägare eller annan ansvarig inte köra bort dig med hänvisning till exempelvis hemfridszonen. Detta stöds av 28 kap. 1 § MB.

Det som krävs för att få tillträde enligt denna regel är att det är fråga om arbetsuppgifter enligt miljöbalken. Även om det inte krävs ett särskilt beslut om tillträde enligt denna regel så bör man alltså kunna motivera varför tillträdet behövs för att kunna utföra tillsynen. Det kan vara lämpligt att dokumentera detta till exempel i en tjänsteanteckning eller i ett protokoll. Detta kan vara bra att ha om rätten till tillträde senare blir ifrågasatt. Om fastighetsägaren vägrar tillträde så finns det alltså en laglig rätt till tillträde enligt miljöbalken.

Fastighetsägaren eller annan ansvarig kan inte kräva att få vara med under besöket, men oftast går ärendet smidigare om man hör av sig i förväg, berättar om besöket och kommer överens om en tid. Andra gånger kan det vara bättre att göra sitt tillsynsbesök i lugn och ro när ingen är hemma. Det får avgöras från fall till fall.

Det är nog få personer som tycker att det är trevligt att få besök av en myndighetsperson som anmärker på ens privata egendom eller verksamhet, och det bör man ha respekt för. Var därför noga med att ställa öppna frågor och låt fastighetsägaren eller annan ansvarig berätta själv med egna ord.

Om någon ändå känner frustration vid besöket och inför den kommande bedömningen kan det vara viktigt att uttrycka att ”Jag antecknar det du säger och kommer att ha med mig även detta när jag gör min bedömning. Om du kommer på något mer som du vill att jag ska ha med i bedömningen är du välkommen att skriva till oss senast det datumet.” Det kan vara lättare att hantera en bedömning som går en emot om man känner sig hörd och synpunkterna har beaktats.

Det kan ofta vara bra att vara två tjänstepersoner vid  fältbesöket, då kan den ene föra samtalet och den andre kan anteckna och fotografera. Att vara två kan ibland vara nödvändigt av säkerhetsskäl.

Tips för gott bemötande

Genom att förbereda dig ordentligt innan fältbesöket visar du respekt för den enskilde, motverkar och undviker irritation och bidrar till en bättre tillit för myndigheter överlag. Avisera besöket i förväg till fastighetsägaren eller annan ansvarig och var öppen med vad besöket syftar till. Kontrollera hur lång tid det tar att åka till platsen och åk i väg i god tid så att du hinner till eventuellt överenskommen tid. Plocka fram och läsa på eventuellt tidigare beslut om platsen. Tänk efter vad du vill ta reda på och visa intresse för vad den berörde berättar om platsen. Vid besöket, tänk på följande:

• Presentera dig med hela namnet när du kommer till platsen. Du bör alltid kunna visa legitimation eftersom det tydligt visar var du kommer ifrån. Det kan vara bra att lämna visitkort i början för att underlätta för den du besöker att komma ihåg ditt namn.
• Ställ öppna frågor. Förutsätt inte att någon har gjort ett eventuellt fel med avsikt. ’Varför har du inte sökt dispens för skjulet?’ är en sluten fråga. ’Har du sökt dispens för skjulet?’ är en öppen fråga.
• Visa den berörde de foton som du har tagit. Då vet hen vilka bilder som du använder som underlag i ärendet.
• Innan du åker från platsen är det bra att sammanfatta besöket enkelt och tydligt. Förklara vad som händer nu och hur uppföljningen ser ut. Om det är relevant, fråga hur lång tid den berörde behöver för att åtgärda eventuella problem.
• Uppmuntra den berörde att höra av sig om det finns frågor.